Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

KI-Partner AG, Tellstrasse 4, 9200 Gossau, Schweiz · hello@kipartner.ai. Die Bearbeitung richtet sich nach dem Schweizer Datenschutzgesetz (revDSG) und, soweit anwendbar, der DSGVO.

2. Was Frontly bearbeitet

Frontly nimmt Telefonanrufe für Kundenunternehmen entgegen. Dabei werden bearbeitet:

• Anrufdaten: Telefonnummer der anrufenden Person, Zeitpunkt, Dauer.
• Audio des Gesprächs sowie daraus erzeugte Transkripte.
• Vom Anrufer genannte Angaben (z. B. Name, Anliegen, Terminwünsche).
• Konto- und Rechnungsdaten des Kundenunternehmens.

3. Zweck & Rechtsgrundlage

Die Bearbeitung dient der Erbringung des Dienstes (Anrufannahme, Terminbuchung, Weiterleitung), der Abrechnung sowie der Sicherheit und Verbesserung des Dienstes. Grundlage sind die Vertragserfüllung und berechtigte Interessen; bei besonders schützenswerten Daten die jeweils erforderliche Rechtsgrundlage.

4. Auftragsbearbeiter & Weitergabe

Zur Erbringung setzt KI-Partner AG Dienstleister ein, u. a. für Sprachverarbeitung (OpenAI), Hosting (Fly.io), Telefonie (SIP-Trunk-Anbieter) und Kalender-/Integrationsdienste (z. B. Microsoft 365, Google). Diese bearbeiten Daten als Auftragsbearbeiter nach Weisung. Eine Bekanntgabe ins Ausland erfolgt nur mit angemessenen Garantien.

5. Aufbewahrung

Die Aufbewahrung ist technisch begrenzt und läuft automatisch ab:

• Gesprächstranskripte und Anrufernummern werden nach 90 Tagen automatisch entfernt. Der Anrufeintrag selbst bleibt in anonymisierter Form bestehen — ohne Inhalt und ohne Rufnummer, nur mit Datum, Dauer und Verbrauch, da diese Angaben Grundlage der Rechnungsstellung sind und der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen unterliegen.
• Rückrufwünsche (Name, Rückrufnummer, Anliegen) werden nach 180 Tagen vollständig gelöscht.
• Audioaufnahmen entstehen nicht. Es wird zu keinem Zeitpunkt ein Mitschnitt des Gesprächs gespeichert.

Wird ein Kundenkonto gelöscht, entfallen sämtliche zugehörigen Anruf- und Rückrufdaten unmittelbar.

6. Ihre Rechte

Betroffene Personen haben im Rahmen des anwendbaren Rechts Anspruch auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung und Datenübertragbarkeit sowie ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (in der Schweiz: EDÖB). Anfragen an hello@kipartner.ai.

7. Rolle des Kundenunternehmens

Gegenüber den anrufenden Personen ist das jeweilige Kundenunternehmen verantwortliche Stelle; KI-Partner AG handelt für dessen Anrufe als Auftragsbearbeiterin. Ein Auftragsbearbeitungsvertrag wird auf Wunsch abgeschlossen.